Chính sách bảo mật
Cách hệ thống VinBS thu thập, sử dụng, chia sẻ và bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Cập nhật lần cuối: 06/11/2026
1. Dữ liệu được xử lý
- Hệ thống có thể xử lý thông tin tài khoản, thông tin khách hàng, hồ sơ giao dịch, dữ liệu tài sản, ảnh giấy tờ, ảnh chân dung và dữ liệu đọc từ QR, NFC hoặc OCR.
- Khi bạn đăng nhập bằng VNeID, hệ thống nhận số định danh cá nhân để ghép với tài khoản của bạn.
- Trang web dùng cookie phiên để duy trì đăng nhập. Ứng dụng di động có thể lưu tạm một số dữ liệu trên thiết bị để phục vụ phiên làm việc, ví dụ ảnh chụp nhanh hoặc thông tin đăng nhập cục bộ.
2. Đơn vị chịu trách nhiệm
Đơn vị chịu trách nhiệm là văn phòng hoặc tổ chức hành nghề công chứng nơi bạn làm việc hoặc nơi thụ lý hồ sơ của bạn. Đơn vị này quyết định mục đích, phạm vi xử lý dữ liệu và chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật. Nhà phát triển phần mềm chỉ cung cấp, vận hành kỹ thuật và bảo trì hệ thống.
3. Mục đích xử lý
Dữ liệu được dùng để xác thực người dùng, tra cứu, đối chiếu, soạn và lưu hồ sơ, ký số, phát hành văn bản, lập hóa đơn và phục vụ các nghiệp vụ được cấp phép. Dữ liệu không dùng cho mục đích quảng cáo.
4. Chia sẻ với dịch vụ bên ngoài
Một số chức năng cần gửi dữ liệu tới dịch vụ bên ngoài. Việc gửi chỉ diễn ra khi đơn vị sử dụng chức năng tương ứng:
| Chức năng | Dịch vụ | Dữ liệu được gửi |
|---|---|---|
| Đọc giấy tờ (OCR), trợ lý AI | Anthropic (Claude), OpenAI | Ảnh, tệp giấy tờ và nội dung yêu cầu |
| Ký số, dấu thời gian | Viettel MySign, DigiCert | Tài liệu cần ký, thông tin người ký, mã băm tài liệu |
| Hóa đơn điện tử | VNInvoice, M-Invoice | Thông tin hóa đơn và người mua |
| Đăng nhập VNeID | VNeID | Yêu cầu xác thực đăng nhập |
| Lưu trữ tệp | Google Drive, Nextcloud | Tệp hồ sơ được đơn vị chọn lưu |
| Soạn thảo, chuyển đổi văn bản | Máy chủ bộ soạn và dịch vụ chuyển đổi do đơn vị cấu hình | Nội dung văn bản đang soạn hoặc chuyển đổi |
| Gửi email | Máy chủ thư do đơn vị cấu hình | Địa chỉ người nhận và nội dung thông báo |
| Kiểm tra bản quyền phần mềm | VinBS (vi-sos.com) | Tên miền, mã nhận dạng máy chủ và số liệu đếm lượt sử dụng theo tháng. Không gửi nội dung hồ sơ. |
5. Lưu trữ và bảo vệ
- Dữ liệu được lưu trên máy chủ do đơn vị cấu hình, theo thời hạn của quy trình lưu trữ tại đơn vị và quy định pháp luật.
- Quyền xem và thao tác dữ liệu được giới hạn theo vai trò của từng tài khoản.
- Người dùng cần khóa màn hình thiết bị, hạn chế cài phần mềm không tin cậy và báo ngay cho quản trị khi mất máy, nghi rò rỉ tài khoản hoặc thấy truy cập bất thường.
6. Quyền của chủ thể dữ liệu
Bạn có các quyền đối với dữ liệu cá nhân của mình theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và các văn bản hướng dẫn. Để thực hiện các quyền này, hãy gửi yêu cầu tới đơn vị chịu trách nhiệm nêu tại mục 2.
7. Trách nhiệm của người dùng
- Chỉ nhập, chụp, quét và xử lý dữ liệu khi có căn cứ nghiệp vụ phù hợp và trong phạm vi được phân quyền.
- Khi phát hiện dữ liệu sai, thiếu hoặc có dấu hiệu xâm phạm quyền riêng tư, hãy dừng thao tác liên quan và thông báo cho quản trị hoặc cấp phụ trách.
8. Cập nhật và liên hệ
Chính sách này có thể được điều chỉnh khi thay đổi quy trình nghiệp vụ, yêu cầu pháp lý hoặc cấu hình kỹ thuật của hệ thống. Mọi thắc mắc, vui lòng liên hệ quản trị viên hệ thống của văn phòng. Quy định sử dụng được nêu tại Điều khoản sử dụng.